Fernando Arzuaga, CEO y cofundador de Xubio, enumera una serie de consejos para mejorar de forma radical la administración de cualquier proyecto.
Para tener éxito no basta con concebir una idea brillante o encontrar un nicho inexplorado en el mercado. La administración de un negocio es casi tan importante como el propio producto o servicio en sí. De lo contrario todo lo que ganes será efímero y se perderá por el camino.
Para mantener tu proyecto a flote y mejorar las operaciones y el control interno, seguí los siguientes consejos:
Diseñá un plan de empresa
Si no tenés en claro cuál es la estrategia a corto, mediano y largo plazo, va a ser muy difícil que la administración de tu negocio sea eficaz.
Para sobresalir y destacarte de la competencia es fundamental marcar un rumbo previo, con metas claras y plazos bien definidos.
De esta manera, todos los miembros del equipo trabajarán en pos de un mismo fin y será más fácil revisar los procesos y detectar fallas en la gestión.
Así también sabrás con mayor precisión qué recursos son necesarios para alcanzar cada uno de los objetivos fijados y dónde es mejor invertir el presupuesto disponible.
Por otro lado, un plan de empresa bien diseñado también te servirá como carta de presentación ante organismos oficiales, accionistas, inversores, proveedores y posibles clientes.
Mantené un registro claro de las operaciones
Para tomar decisiones apropiadas es clave llevar un registro ordenado y actualizado de todas las operaciones de la compañía.
De este modo, podrás ejercer un mayor control sobre los distintos procesos y tomar acciones de mejora.
Una buena opción es implementar un catálogo de cuentas contables. Esta herramienta es ideal para clasificar todos los movimientos de la organización y saber cuál es su situación actual, pasada y futura.
Con su uso podrás optimizar la administración de tu negocio y conocer en tiempo real el flujo de inversiones, las compras y ventas, los activos y pasivos y, principalmente, dónde se está gastando el dinero.
En la actualidad, existen diferentes servicios de contabilidad en línea que permiten dirigir y registrar todas las operaciones de una empresa sin la necesidad de servidores propios. Para más detallas visitá la página oficial de Xubio.
Mejorá los procesos
Una administración eficiente requiere de una evaluación permanente de los procesos internos.
Esto implica la revisión de todas las actividades desarrolladas en busca de oportunidades de mejora.
Muchas veces hay tareas que están duplicadas y fallas que se repiten, generando gastos innecesarios, problemas de producción y quejas de los clientes.
Te recomendamos implementar un sistema de gestión de calidad que aporte mayor valor al negocio y ayude a reducir costos.
Realizá un control de gastos
Por más que un emprendimiento tenga muchas ventas, si el dinero se despilfarra es muy difícil que el balance final sea positivo. Por ello es imprescindible llevar un control de gastos permanente.
Este proceso requiere de un registro de todos los egresos y el análisis detallado de su comportamiento en el tiempo.
De allí obtendrás información muy valiosa para gestionar mejor los recursos y evitar los desvíos y los consumos incensarios.
Además, también te permitirá tomar decisiones presupuestarias más acertadas, establecer estrategias de ahorro y obtener un mayor margen de ganancias.
Simplificá la estructura y poné el foco en lo importante
Una forma fácil de administrar un negocio consiste en simplificar la estructura y tercerizar todos aquellos servicios que no son propios del negocio.
Por ejemplo, los relacionados con los equipos informáticos, las reparaciones técnicas y las soluciones financieras.
Dentro de este último grupo hay compañías fintech que ofrecen aplicaciones para:
- La gestión de facturas electrónicas e impuestos.
- El pago y cobro de servicios.
- El financiamiento de inversiones.
Con su contratación podrás simplificar los procesos, abaratar costos y poner el foco en lo realmente importante.
Controlá tu stock
Otro aspecto clave para mejorar la administración de un negocio es el control del inventario.
Esto permite realizar compras más eficientes y garantiza la disponibilidad de los productos, incluso en épocas de mucho movimiento como, por ejemplo, durante la Navidad.
Llevar una buena gestión del stock también reduce el espacio de almacenamiento necesario en los depósitos y facilita la detección de posibles vencimientos y robos de artículos, al contar con un registro más minucioso.
Además, ayuda a generar acciones de marketing específicas para productos con poco movimiento o que requieren de un egreso más rápido.
Realizá una auditoría contable
Antes de implementar mejoras en la administración de tu negocio, muchas veces necesitás saber dónde estás parado y cuál es la verdadera situación de tu compañía.
Para esos casos, una buena opción es realizar una auditoría contable, lo que implica la revisión de los balances, el patrimonio neto y el estado de los flujos de efectivo.
Durante este proceso se comprueba que los datos registrados sean fidedignos y reflejen el verdadero estado financiero y económico de la organización, para garantizar así la confiabilidad de sus operaciones.
La información obtenida es vital para la toma de decisiones y también sirve para cumplir con exigencias legales o de otras asociaciones, como proveedores externos o entidades bancarias.
Mudá tu negocio a la nube
Por último, una forma sencilla y práctica de administrar mejor tu negocio es mudar la gestión de tus operaciones a la nube.
Esto permite trabajar de manera más flexible y tener un fácil acceso a la información en cualquier momento y desde cualquier lugar.
A través de estas herramientas y softwares online es posible almacenar datos, ejecutar aplicaciones y usar toda clase de servicios sin la necesidad de inversión inicial ni infraestructura propia. Entre otras ventajas su uso:
- Optimiza el trabajo en equipo
- Evita la pérdida de documentos y datos importantes
- Facilita el acceso a las últimas tecnologías
- Permite acceder a la información de forma ilimitada y segura
- Ofrece una solución barata y a medida
En conclusión
La implantación de mejoras en la administración de un negocio como las descriptas en este artículo te ayudarán a optimizar la gestión, reducir costos y aumentar la productividad y la competitividad de tu emprendimiento.
*Por Fernando Arzuaga, CEO y cofundador de Xubio
